Deducción de los gastos del vehículo profesional
La deducción de los gastos de un vehículo profesional es una de las preguntas más repetidas por casi todos los clientes autónomos. ¿Puedo deducirme el IVA y los gastos del vehículo que uso en mi actividad?
Siento decir que la respuesta es DEPENDE.
Dar respuesta a esta pregunta, aparentemente simple, implica revisar diferente normativa, IVA, Impuesto sobre Sociedades e IRPF. Intentaremos dar respuesta a esta cuestión de la manera más concisa dependiendo de la entidad que desarrolle la actividad.
Hay que tener en cuenta que la adquisición de un vehículo se considera un bien de inversión. El valor que declaremos del mismo no se deducirá en el momento de su adquisición si no asignando un porcentaje de amortización (porcentaje de pérdida de valor con el paso de tiempo). Aparte de su valor distinguiremos el IVA que pudiera tener incorporado al precio final. Tanto el valor del vehículo como su IVA son independientes y pueden ser deducibles en mayor o menor grado, desde el 50% a su deducción completa.
Si estás interesado en saber si puedes tener algún problema con la deducción de los gastos del vehículo profesional ante la Agencia Tributaria sigue leyendo. Iremos desarrollando diferentes casos escenarios en los que la mayoría de empresas y profesionales se encuentran y cómo pueden actuar para evitar la temida revisión o inspección tributar
En el caso del uso del vehículo por un autónomo profesional, el autónomo que desarrolla una actividad tributa, generalmente, por IRPF y por IVA.
Deducción en la adquisición y gastos del vehículo.
Respecto al IRPF debemos distinguir si el vehículo se va a destinar única y exclusivamente a la actividad o lo compartiremos para uso particular. Si lo usaremos para asuntos particulares NO será admitida ninguna deducción. El hecho de adquirir un vehículo y ponerlo a nombre del profesional o la empresa no se traduce en que sea deducible. Probar el destino de su uso es tarea del profesional y de la empresa.
Cuando los vehículos son mixtos para el transporte de mercancías, transporte de viajeros, destinados a la enseñanza de conductores la deducción es más sencilla de demostrar. Las complicaciones surgen con los turismos que se adquieren para desarrollar una actividad y que ocasionalmente se usan para asunto particulares. Aunque la norma es taxativa en este sentido es posible salir del paso de una inspección si seguimos ciertas pautas que nos apoyarán en el momento de demostrar la vinculación del vehículo y que comentaré más adelante.
Respecto a los gastos ocurre lo mismo. Si logramos demostrar que esos gastos se han realizado utilizando un vehículo afecto íntegramente a la actividad y se puede justificar el gasto no tendremos problemas en que sean deducibles
¿Cómo demostrar la afección a la actividad y justificar los gastos?
No se indica en ninguna normativa qué pruebas específicas pueden ser admitidas para este caso concreto. Por este motivo es recomendable seguir estas pautas que nos proporcionen medios de prueba para demostrar esta afección.
- Poner el vehículo a nombre de la actividad y conservar la factura
Registrar en nuestro libro de bienes de inversiones el vehículo no es prueba de su deducibilidad, pero si en una de las condiciones que hay que cumplir. Lo que sin duda prueba su deducibilidad es la aportación de pruebas que indiquen la necesidad del vehículo para el desarrollo de la actividad. Para ello ten en cuenta:
Conserva la factura de la adquisición durante todos los años es los que amortizarás el vehículo. En las tablas oficiales de amortización un elemento de transporte externo puede amortizarse hasta en 14 años.
- Control de los desplazamientos
Lleva un control lo más exhaustivo posible de los desplazamientos. Aconsejamos registrar cada salida detallando fecha, origen, destino y gastos incurridos en cada desplazamiento (peajes, carburante …). Ten en cuenta que especialmente el destino del trayecto ha de estar relacionado con la actividad y no sólo hablamos de visitas a clientes, también pueden ser proveedores, grandes almacenes o centros comerciales. Además, actuar así hará aumentará tu control sobre los gastos.
- El tipo de vehículo cuenta
De nada le sirve a un albañil justificar la compra de un Ferrari. Nunca se le concederá la deducción del coche. La actividad a desarrollar debe ser coherente con el vehículo. En este caso la actividad no tendrá ningún problema a la hora de deducirse una furgoneta de carga o incluso uno mixto para personas y material.
- Sírvete de la tecnología
Si tienes cuenta en Google y concedes los permisos correspondientes puedes gestionar el historial de ubicaciones. Este historial, aunque no suponga una prueba definitiva, puede ayudar a demostrar desplazamientos. Activa la localización de tu dispositivo puede serte de mucha utilidad en caso de inspección.
- ¿Dónde realizas los repostajes de carburante?
Si llenas tu depósito en una gasolinera cercana a las direcciones de los clientes que vayas a visitar será otro punto a tu favor.
Se trata de aportar cuantas más pruebas mejor. No existe sentencia ni normativa que indique qué pruebas serán aceptadas sin embargo ayuda mucho disponer de una “batería” de datos, cuanto más amplios mejor, que indiquen el uso profesional de un vehículo.
¿Has tenido inspecciones fiscales relacionadas con tu actividad?
Tu historial en la hacienda influye. Si ya has tenido una inspección en la que han rebajado la deducibilidad de algunos gastos es probable que observen más minuciosamente tus gastos.
Caso real de éxito:
Un abogado en Madrid tenía paralizadas las devoluciones de IRPF de dos ejercicios consecutivos. El motivo: había declarado como deducibles varios cientos de gastos de poca cuantía relacionados con sus desplazamientos: restaurantes, carburante de su vehículo, taxis, peajes, hoteles, vuelos en avión. En este caso no sólo se trataba de aportar pruebas para justificar la deducibilidad de los gastos de un vehículo. ¡Se trataba de toda la actividad realizada en dos años!
¿Cómo actuamos ante un caso así?
- Recabamos todos las facturas y tickets relacionadas con estos desplazamientos. Intentamos recrear sus desplazamientos por medio de las direcciones contenidas en cada documento.
- Tras crear una “sábana” Excel con un listado de direcciones nos pusimos a crear una hoja de ruta. De esta forma justificamos cada uno de los desplazamientos. El abogado no recordaba todos los sitios que podía haber visitado en dos años. Tuvimos que relacionar las direcciones de sus clientes, sus viajes y desplazamientos cortos. Su secretaria fue de gran ayuda en todo momento. Sin ellas no hubiera sido posible dar sentido a toda esa información. También aportamos pruebas de que las direcciones de destino habían tenido relación con la actividad profesional del abogado por medio de la aportación de correos electrónicos
- Presentación de la información ante la Gestión Tributaria. Fue un arduo trabajo de dos semanas. No pudimos afinar al céntimo las cantidades revisadas por hacienda con las recogidas en nuestros documentos, aunque la diferencia fue mínima. Algo asumible dado que los gastos a justificar sobrepasaban los 15.000 euros.
- Resultado final. Fueron enviados dos paquetes de información: documentos escaneados justificativos (facturas y tickets), y la sábana Excel en la que cada línea temporal contenía las referencia a los documentos escaneados. La cantidad de información que la agencia tributaria tuvo que revisar era muchísima, no obstante, toda ella estaba ordenada, clasificada y justificada. Unas semanas después recibimos la notificación de la aceptación de toda la información y desbloquearon las devoluciones a realizar a nuestro cliente.
Quizá la cantidad de información aportada no era esperada por los funcionarios. En la época en la que se realizó este trabajo los tickets no eran deducibles. Sin embargo en este caso “coló”. La posterior Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña apoya la deducibilidad de los gastos justificados con tickets.
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